Johan Kreicbergs som är samhällspolitisk chef vid Sveriges Ingenjörer berättar att färre kontorsplatser kan spara in stora belopp för arbetsgivare i Jönköpings län. Det framgår i en ny rapport ”Distansarbete och kostnader – Striden om de 87 miljarderna” som lanserades i slutet av 2021 från Sveriges Ingenjörer, som varnar för att låta kortsiktig resultatjakt och bristande beslutsunderlag bli styrande för distansarbetet efter pandemin. Det här är första gången vi gör denna typ av undersökning.
Johan berättar vidare att den prognos som Sveriges Ingenjörer beställt av konsultbolaget WSP pekar på att antalet distansarbetade timmar kan öka med drygt 170 procent jämfört med före Coronapandemin. Bakgrunden till rapporten är den snabba omställning till utökat distansarbete som just nu sker, för ingenjörer och många andra. Det har påskyndats under de senaste pandemiåren samtidigt som arbetsgivare tagit egna initiativ mot att minska ned på kontorsjobbet. För många är detta väldigt välkommet men inte för alla och kanske inte alltid. Det finns också skäl att fundera över hur det sker. Vilka resurser som frigörs? Vilka investeringar behöver göras för att distansarbete ska bli hållbart för arbetsmiljö, i innovation, kultur och verksamhet? Därför ville vi undersöka hur stora ekonomiska värden som faktiskt står på spel. Vilka är incitamenten för företag som väljer att stänga delar av kontoret och låta medarbetarna jobba på distans?
Kostnadsbesparingarna riskerar att bli kortvariga
Kreicbergs förklarar att några av de nyckellärdomarna i rapporten är vid sidan om andra faktorer så finns det även stora ekonomiska intressen när arbetsgivare drar ned på kontorsarbetsplatser.
- Arbetsgivare ska inte tvinga sina anställda att jobba på distans, i syfte att spara in pengar. Kostnadsbesparingarna riskerar dessutom att bli kortvariga. Om effekten blir en sämre arbetsmiljö så kommer minskad produktivitet, ökade sjukskrivningar och skenande rehabiliteringskostnader som ett brev på posten för arbetsgivaren. Det kan innebära högre kostnader på längre sikt, säger Johan Kreicbergs.
Önskan om distansarbete kan variera under olika tider av livet
Sveriges Ingenjörer menar att frivilligt distansarbete kan bara ske om det finns en kontorsplats att frivilligt välja bort. Dessutom kan önskan om distansarbete variera under olika tider av livet.
- Varje krona som dras ned på kontorsplatser måste investeras i distansarbetsmiljön. Det är arbetsgivarens ansvar att ordna en bra fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö för sina anställda. Detta ansvar gäller alla arbetsdagar, oavsett om arbetet sker i arbetsgivarens lokaler eller någon annanstans, berättar Kreicbergs.
Kostnad för en kontorsplats
Johan berättar att den årliga kostnaden för en kontorsplats i Jönköpings län ligger på 45 553 Kronor. Det visar Sveriges Ingenjörers nya rapport Distansarbete och kostnader – Striden om de 87 miljarderna.
- Den genomsnittliga kostnaden i hela landet ligger på över 62 000 Kronor årligen. Allra dyrast är kontoren i Stockholms län: 88 754 Kronor per arbetsplats och år. Med Stockholm undantaget ligger genomsnittet för övriga landet på 43 941 Kronor. De lägsta kostnaderna finns i Jämtlands län där en kontorsplats kostar 38 624 Kronor per år. Totalt betalar företagen 87 miljarder Kronor årligen för sina kontorsytor, säger Johan.
När hemarbete inte längre är en nationell smittskyddsåtgärd
Rapporten speglar läget då pandemins restriktioner har hävts och arbetsplatserna kan fungera som tidigare.
- Det går inte tvärsäkert att exakt peka ut hur de avvecklade restriktionerna påverkar den enskilda arbetsplatsen. Men klart är att när hemarbete inte längre är en nationell smittskyddsåtgärd så blir frågan om arbetsplatser utanför kontoret mer långsiktig och mindre låst till myndigheternas rekommendationer. Arbetsgivaren får än större utrymme att själv råda över var man förlägger verksamheten. Kostnadsläget påverkas egentligen inte alls av huruvida det råder restriktioner eller ej, förklarar Johan.
Olika möjligheter för den anställde men också risker
Johan fortsätter förklara att ett ökat distansarbete för med sig en rad möjligheter för den anställde men också risker, om det inte sker under rätt förutsättningar.
- Arbetsgivarens kontroll och ansvar för att medarbetarna har utrustning för att exempelvis motverka värk och liknande besvär blir kan försvåras när man sitter utspridda på olika platser. Även den psykosociala arbetsmiljön kan försämras när interaktionen sker uteslutande genom en skärm eller per telefon. I våra medlemsundersökningar har vi dessutom sett att framför allt unga och nyanställda upplever nedstämdhet och svårigheter att etablera sig på arbetsplatsen när arbetet bedrivs på distans. Det behövs ett extra fokus på handledning för att dessa grupper ska kunna axla sina arbetsuppgifter och komma in i en ny arbetsplatskultur från distans, säger Kreicbergs.
God översikt behövs över de anställdas arbetssituation
Kreicbergs anser att chefskapet kan stå inför stora utmaningar om det inte är riggat för distansarbete. Det kan vara så att det behövs fler chefer per anställd än tidigare.
- På liknande sätt krävs mer ansträngning från arbetsgivaren att ordna en god arbetsmiljö för de anställda i distansarbetet. Chefer behöver ha en god översikt över de anställdas arbetssituation, och vara lyhörda för alltför hög arbetsbelastning, dålig arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Dessutom krävs det ha extra koll på den psykosociala arbetsmiljön, särskilt för de yngre medarbetarna, förklarar Johan.
Med utökat distansarbete kommer kontoren att förändras
Johan berättar att framtiden är svår att sia om. Det har inte minst visat sig de senaste tre åren. Men sett till utvecklingen på längre sikt så är det sannolikt att med utökat distansarbete så kommer kontoren som vi sett dem de senaste 100 åren att förändras.
- Efterfrågan på både flexibla kontorsplatser kommer kunna öka och behovet av samma slags kontorsytor som idag att minska. Ett tänkbart scenario är att kontoren kommer få en lite annorlunda funktion, mer med fokus på sociala rum där team ska kunna umgås, lära och vara kreativa tillsammans. Det för med sig investeringar i nya och ombyggnationer av gamla kontorslokaler. Sådana funktioner och utformning talar för en viss fördyring men samtidigt gör platsoberoendet att konkurrensen bland fastighetsaktörer att locka till sig kontorsarbetare att öka. Även kostnaderna kan tänkas differentieras, när inte längre hela företag eller myndigheter betala lokalhyror under längre tidsperioder utan istället enskilda medarbetare som för en viss avgift löser sin egen plats. Det finns många spännande möjligheter med utvecklingen framåt. Det viktigaste är att arbetsgivaren tar ett aktivt ansvar för sina medarbetare såväl ekonomiskt som arbetsmiljömässigt och utgår ifrån deras behov, avslutar Johan.
FAKTA
Länsvisa kostnader för en kontorsplats
Stockholms län 88 754 Kronor
Skåne län 54 195 Kronor
Uppsala län 53 247 Kronor
Västra Götalands län 52 184 Kronor
Gotlands län 46 390 Kronor
Västernorrlands län 45 574 Kronor
Jönköpings län 45 553 Kronor
Östergötlands län 44 656 Kronor
Kronobergs län 43 452 Kronor
Örebro län 43 393 Kronor
Västmanlands län 43 090 Kronor
Värmlands län 42 953 Kronor
Södermanlands län 42 821 Kronor
Västerbottens län 41 429 Kronor
Hallands län 41 065 Kronor
Gävleborgs län 40 929 Kronor
Dalarnas län 40 774 Kronor
Blekinge län 39 747 Kronor
Kalmars län 39 698 Kronor
Norrbottens län 39 055 Kronor
Jämtlands län 38 624 Kronor
Genomsnitt hela landet: 62 275 Kronor.
Genomsnitt övriga landet (exklusive Stockholm): 43 941 Kronor.
Kostnaderna avser en genomsnittlig kontorsplats (25m2) per år och anställd i respektive län, exklusive moms. Beräkningen är gjord på sammanlagda kostnader för bland annat hyror och drift.
Källa: Sveriges Ingenjörer, rapporten ”Distansarbete och kostnader - Striden om de 87 miljarderna” år 2021.
Text: Anna Svensson
Johan berättar vidare att den prognos som Sveriges Ingenjörer beställt av konsultbolaget WSP pekar på att antalet distansarbetade timmar kan öka med drygt 170 procent jämfört med före Coronapandemin. Bakgrunden till rapporten är den snabba omställning till utökat distansarbete som just nu sker, för ingenjörer och många andra. Det har påskyndats under de senaste pandemiåren samtidigt som arbetsgivare tagit egna initiativ mot att minska ned på kontorsjobbet. För många är detta väldigt välkommet men inte för alla och kanske inte alltid. Det finns också skäl att fundera över hur det sker. Vilka resurser som frigörs? Vilka investeringar behöver göras för att distansarbete ska bli hållbart för arbetsmiljö, i innovation, kultur och verksamhet? Därför ville vi undersöka hur stora ekonomiska värden som faktiskt står på spel. Vilka är incitamenten för företag som väljer att stänga delar av kontoret och låta medarbetarna jobba på distans?
Kostnadsbesparingarna riskerar att bli kortvariga
Kreicbergs förklarar att några av de nyckellärdomarna i rapporten är vid sidan om andra faktorer så finns det även stora ekonomiska intressen när arbetsgivare drar ned på kontorsarbetsplatser.
- Arbetsgivare ska inte tvinga sina anställda att jobba på distans, i syfte att spara in pengar. Kostnadsbesparingarna riskerar dessutom att bli kortvariga. Om effekten blir en sämre arbetsmiljö så kommer minskad produktivitet, ökade sjukskrivningar och skenande rehabiliteringskostnader som ett brev på posten för arbetsgivaren. Det kan innebära högre kostnader på längre sikt, säger Johan Kreicbergs.
Önskan om distansarbete kan variera under olika tider av livet
Sveriges Ingenjörer menar att frivilligt distansarbete kan bara ske om det finns en kontorsplats att frivilligt välja bort. Dessutom kan önskan om distansarbete variera under olika tider av livet.
- Varje krona som dras ned på kontorsplatser måste investeras i distansarbetsmiljön. Det är arbetsgivarens ansvar att ordna en bra fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö för sina anställda. Detta ansvar gäller alla arbetsdagar, oavsett om arbetet sker i arbetsgivarens lokaler eller någon annanstans, berättar Kreicbergs.
Kostnad för en kontorsplats
Johan berättar att den årliga kostnaden för en kontorsplats i Jönköpings län ligger på 45 553 Kronor. Det visar Sveriges Ingenjörers nya rapport Distansarbete och kostnader – Striden om de 87 miljarderna.
- Den genomsnittliga kostnaden i hela landet ligger på över 62 000 Kronor årligen. Allra dyrast är kontoren i Stockholms län: 88 754 Kronor per arbetsplats och år. Med Stockholm undantaget ligger genomsnittet för övriga landet på 43 941 Kronor. De lägsta kostnaderna finns i Jämtlands län där en kontorsplats kostar 38 624 Kronor per år. Totalt betalar företagen 87 miljarder Kronor årligen för sina kontorsytor, säger Johan.
När hemarbete inte längre är en nationell smittskyddsåtgärd
Rapporten speglar läget då pandemins restriktioner har hävts och arbetsplatserna kan fungera som tidigare.
- Det går inte tvärsäkert att exakt peka ut hur de avvecklade restriktionerna påverkar den enskilda arbetsplatsen. Men klart är att när hemarbete inte längre är en nationell smittskyddsåtgärd så blir frågan om arbetsplatser utanför kontoret mer långsiktig och mindre låst till myndigheternas rekommendationer. Arbetsgivaren får än större utrymme att själv råda över var man förlägger verksamheten. Kostnadsläget påverkas egentligen inte alls av huruvida det råder restriktioner eller ej, förklarar Johan.
Olika möjligheter för den anställde men också risker
Johan fortsätter förklara att ett ökat distansarbete för med sig en rad möjligheter för den anställde men också risker, om det inte sker under rätt förutsättningar.
- Arbetsgivarens kontroll och ansvar för att medarbetarna har utrustning för att exempelvis motverka värk och liknande besvär blir kan försvåras när man sitter utspridda på olika platser. Även den psykosociala arbetsmiljön kan försämras när interaktionen sker uteslutande genom en skärm eller per telefon. I våra medlemsundersökningar har vi dessutom sett att framför allt unga och nyanställda upplever nedstämdhet och svårigheter att etablera sig på arbetsplatsen när arbetet bedrivs på distans. Det behövs ett extra fokus på handledning för att dessa grupper ska kunna axla sina arbetsuppgifter och komma in i en ny arbetsplatskultur från distans, säger Kreicbergs.
God översikt behövs över de anställdas arbetssituation
Kreicbergs anser att chefskapet kan stå inför stora utmaningar om det inte är riggat för distansarbete. Det kan vara så att det behövs fler chefer per anställd än tidigare.
- På liknande sätt krävs mer ansträngning från arbetsgivaren att ordna en god arbetsmiljö för de anställda i distansarbetet. Chefer behöver ha en god översikt över de anställdas arbetssituation, och vara lyhörda för alltför hög arbetsbelastning, dålig arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Dessutom krävs det ha extra koll på den psykosociala arbetsmiljön, särskilt för de yngre medarbetarna, förklarar Johan.
Med utökat distansarbete kommer kontoren att förändras
Johan berättar att framtiden är svår att sia om. Det har inte minst visat sig de senaste tre åren. Men sett till utvecklingen på längre sikt så är det sannolikt att med utökat distansarbete så kommer kontoren som vi sett dem de senaste 100 åren att förändras.
- Efterfrågan på både flexibla kontorsplatser kommer kunna öka och behovet av samma slags kontorsytor som idag att minska. Ett tänkbart scenario är att kontoren kommer få en lite annorlunda funktion, mer med fokus på sociala rum där team ska kunna umgås, lära och vara kreativa tillsammans. Det för med sig investeringar i nya och ombyggnationer av gamla kontorslokaler. Sådana funktioner och utformning talar för en viss fördyring men samtidigt gör platsoberoendet att konkurrensen bland fastighetsaktörer att locka till sig kontorsarbetare att öka. Även kostnaderna kan tänkas differentieras, när inte längre hela företag eller myndigheter betala lokalhyror under längre tidsperioder utan istället enskilda medarbetare som för en viss avgift löser sin egen plats. Det finns många spännande möjligheter med utvecklingen framåt. Det viktigaste är att arbetsgivaren tar ett aktivt ansvar för sina medarbetare såväl ekonomiskt som arbetsmiljömässigt och utgår ifrån deras behov, avslutar Johan.
FAKTA
Länsvisa kostnader för en kontorsplats
Stockholms län 88 754 Kronor
Skåne län 54 195 Kronor
Uppsala län 53 247 Kronor
Västra Götalands län 52 184 Kronor
Gotlands län 46 390 Kronor
Västernorrlands län 45 574 Kronor
Jönköpings län 45 553 Kronor
Östergötlands län 44 656 Kronor
Kronobergs län 43 452 Kronor
Örebro län 43 393 Kronor
Västmanlands län 43 090 Kronor
Värmlands län 42 953 Kronor
Södermanlands län 42 821 Kronor
Västerbottens län 41 429 Kronor
Hallands län 41 065 Kronor
Gävleborgs län 40 929 Kronor
Dalarnas län 40 774 Kronor
Blekinge län 39 747 Kronor
Kalmars län 39 698 Kronor
Norrbottens län 39 055 Kronor
Jämtlands län 38 624 Kronor
Genomsnitt hela landet: 62 275 Kronor.
Genomsnitt övriga landet (exklusive Stockholm): 43 941 Kronor.
Kostnaderna avser en genomsnittlig kontorsplats (25m2) per år och anställd i respektive län, exklusive moms. Beräkningen är gjord på sammanlagda kostnader för bland annat hyror och drift.
Källa: Sveriges Ingenjörer, rapporten ”Distansarbete och kostnader - Striden om de 87 miljarderna” år 2021.
Text: Anna Svensson